PERSIAPAN MENELEPON,YAITU :
a. Siapkan nomor telepon yang hendak dituju,perhatikan bahwa telepon sudah tepat.
b. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint.
c. Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.
PELAKSANAAN MENELEPON,YAITU :
a. Memutar atau menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan dimaksud. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan kertas yang telah disiapkan (kertas atau blok note).
b. Bila ada kesalahan menelepon,misal salah sambung,segeralah minta maaf.
c. Bila telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri.
d. Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas,singkat,dapat dipahami,dan tepat.
e. Mencatat hal-hal yang penting.
f. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam.
g. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi secara singkat,padat,dan jelas.
C. MENCATAT PESAN TELEPON
Oleh karena itu,untuk mempermudah komunikasi,setiap tempat telepon di kantor harus disediakan pula alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT),untuk mencatat pesan telepon.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN KETIKA MENCATAT PESAN YAITU :
1. Mencatat tanggal,waktu,nama lengkap penelepon,nama perusahaan,nomor telepon,isi pesan untuk pimpinan,tanda tangan penerima telepon.
2. Memindahkan segera lembar pesan telepon (LPT).
3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat.
4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.
CARA MENCATAT ISI PESAN,YAITU :
1. Jika pesan yang disampaikan panjang,tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasannya tidak perlu dicatat.
2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi),garis besarnya saja,supaya terhindar dari kesalahan.
3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.
D. MENANGANI MASALAH HAMBATAN BERTELEPON.
Meskipun seorang pegawai telah berupaya memenuhi kriteria tersebut di atas,namun hambatan atau gangguan ketika bertelepon kadang-kadang terjadi.
ADA DUA FAKTOR PENGHAMBAT KETIKA BERTELEPON,YAITU :
1. Faktor alat
2. Faktor pengguna telepon
Faktor alat,maksudnya hambatan terjadi karena peralatan telepon tidak berfungsi dengan baik. Hal seperti ini dapat berupa : suara berisik,suara timbul tenggelam,suara mengecil,tidak terdengar nada kontak,nada sambung tidak terdengar,sambungan terputus ketika berbicara.
Faktor pengguna telepon,maksudnya orang yang menggunakan telepon,baik penerima telepon maupun penelepon bersikap kurang baik seperti,berbicara sambil makan,meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain atau berbicara kepada pihak ketiga,desah nafas keras,berbicara kurang baik atau kotor,sambil bersenda gurau yang keterlaluan,berbicara dengan kepala bergerak kekanan dan kekiri,letak gagang telepon ketika berbicara terlalu ke atas atau ke bawah.
a. Siapkan nomor telepon yang hendak dituju,perhatikan bahwa telepon sudah tepat.
b. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint.
c. Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.
PELAKSANAAN MENELEPON,YAITU :
a. Memutar atau menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan dimaksud. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan kertas yang telah disiapkan (kertas atau blok note).
b. Bila ada kesalahan menelepon,misal salah sambung,segeralah minta maaf.
c. Bila telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri.
d. Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas,singkat,dapat dipahami,dan tepat.
e. Mencatat hal-hal yang penting.
f. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam.
g. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi secara singkat,padat,dan jelas.
C. MENCATAT PESAN TELEPON
Oleh karena itu,untuk mempermudah komunikasi,setiap tempat telepon di kantor harus disediakan pula alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT),untuk mencatat pesan telepon.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN KETIKA MENCATAT PESAN YAITU :
1. Mencatat tanggal,waktu,nama lengkap penelepon,nama perusahaan,nomor telepon,isi pesan untuk pimpinan,tanda tangan penerima telepon.
2. Memindahkan segera lembar pesan telepon (LPT).
3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat.
4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.
CARA MENCATAT ISI PESAN,YAITU :
1. Jika pesan yang disampaikan panjang,tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasannya tidak perlu dicatat.
2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi),garis besarnya saja,supaya terhindar dari kesalahan.
3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.
D. MENANGANI MASALAH HAMBATAN BERTELEPON.
Meskipun seorang pegawai telah berupaya memenuhi kriteria tersebut di atas,namun hambatan atau gangguan ketika bertelepon kadang-kadang terjadi.
ADA DUA FAKTOR PENGHAMBAT KETIKA BERTELEPON,YAITU :
1. Faktor alat
2. Faktor pengguna telepon
Faktor alat,maksudnya hambatan terjadi karena peralatan telepon tidak berfungsi dengan baik. Hal seperti ini dapat berupa : suara berisik,suara timbul tenggelam,suara mengecil,tidak terdengar nada kontak,nada sambung tidak terdengar,sambungan terputus ketika berbicara.
Faktor pengguna telepon,maksudnya orang yang menggunakan telepon,baik penerima telepon maupun penelepon bersikap kurang baik seperti,berbicara sambil makan,meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain atau berbicara kepada pihak ketiga,desah nafas keras,berbicara kurang baik atau kotor,sambil bersenda gurau yang keterlaluan,berbicara dengan kepala bergerak kekanan dan kekiri,letak gagang telepon ketika berbicara terlalu ke atas atau ke bawah.
