Etika Menerima Telepon

1. Mengangkat Telepon
Angkat telepon masuk sebelum berdering untuk ketiga kalinya dan sapa penelpon dengan ramah, santun dan antusiasme yang tidak berlebihan.
2. Atur Suara dan Tata Bahasa
Atur volume agar tidak terlalu tinggi maupun terlalu rendah. Ucapkan kata – per kata dengan jelas dan pengucapan yang benar sehingga penelpon tidak salah paham.
3. Berikan Perhatian Penuh
Curahkan perhatian sepenuhnya kepada penelpon ketika sedang menerima telepon dan hentikan sejenak kegiatan kita.
Hindari menerima telepon sambil makan atau minum, membaca majalah atau mengerjakan hal lainnya.
Simak informasi yang diberikan dengan seksama, dan bila penelpon ingin meninggalkan pesan catat dengan benar dan teliti.
Jika kurang jelas, minta dengan sopan penelpon untuk mengulangi informasi yang dia sampaikan.
4. Sambungan Telepon
Terkadang telepon yang kita terima ditujukan untuk seseorang yang berada dalam perusahaan tersebut, utamanya jika berperan sebagai sekretataris atau asisten pimpinan.
Sebelum menyambungkan telepon dengan pihak lain, tanyakan dengan sopan dan jelas mengenai identitas penelpon dan tujuannnya.
Dan sebelum menyambungkan telepon dengan pihak yang dimaksud, biasakan untuk meminta izin pada pihak yang terkait untuk menyambungkan telepon.
Jika pihak terkait menolak untuk menerima telepon, ungkapkan dengan sopan pada penelpon bahwa pihak terkait sedang telepon dan tanyakan apakah penelpon ingin meninggalkan pesan.
5. Menutup Telepon
Jaga kesopanan selama melakukan pembicaraan dengan penelpon dan jangan pernah menggunakan kata – kata yang bernada sombong atau meremehkan penelpon.