Tanggal	Keterangan	No Bukti	Mutasi		Saldo
			Debet	Kridit
28 Februari 2013	Saldo				Rp        4.550.000,00
01 Maret 2013	-Pengisian kembali KK		Rp     15.450.000,00		Rp     20.000.000,00
02 Maret 2013	-koran	No voucher 504		Rp                           75.000,00	Rp     19.925.000,00
03 Maret 2013	- Membeli ATK	No voucher 502		Rp                      200.000,00	Rp     19.725.000,00
05 Maret 2013	-Transportasi	No Voucher 506		Rp                      250.000,00	Rp     19.475.000,00
06 Maret 2013	-Konsumsi	No voucher 500		Rp                        75.000,00	Rp     19.400.000,00
07 Maret 2013	-Tiket pesawat	No voucher 501		Rp                  5.684.000,00	Rp     13.716.000,00
08 Maret 2013	-Akomodasi	No voucher 507		Rp                  3.822.000,00	Rp        9.894.000,00
09 Maret 2013	-Transportasi	No voucher 506		Rp                      700.000,00	Rp        9.194.000,00
09 Maret 2013	-Transportasi	No voucher 506		Rp                        75.000,00	Rp        9.119.000,00
11 Maret 2013	-Transportasi	No voucher 506		Rp                  3.900.000,00	Rp        5.219.000,00
13 Maret 2013	-Fotocopy	No voucher 503		Rp                        52.500,00	Rp        5.166.500,00
14 Maret 2013	-Pengembalian biaya tiket pesawat	No voucher 501	Rp       2.842.000,00		Rp        8.008.500,00
14 Maret 2013	-Transportasi	No voucher 506		Rp                      250.000,00	Rp        7.758.500,00
23 Maret 2013	-Telepon	No voucher 505		Rp                      425.500,00	Rp        7.333.000,00
25 Maret 2013	-Transportasi	No voucher 506		Rp                        50.000,00	Rp        7.283.000,00
30 Maret 2013	-Benda pos	No voucher 502		Rp                        60.000,00	Rp        7.223.000,00
JUMLAH TOTAL PENGELURAN				Rp                15.619.000,00
Jadi sisa saldo pada akhir bulan maret adalah sebesar                                            RP.7.223.000,00
Dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil berikutnya sebesar				Rp.12.777.000,00

Etika Menerima Telepon

1. Mengangkat Telepon
Angkat telepon masuk sebelum berdering untuk ketiga kalinya dan sapa penelpon dengan ramah, santun dan antusiasme yang tidak berlebihan.
2. Atur Suara dan Tata Bahasa
Atur volume agar tidak terlalu tinggi maupun terlalu rendah. Ucapkan kata – per kata dengan jelas dan pengucapan yang benar sehingga penelpon tidak salah paham.
3. Berikan Perhatian Penuh
Curahkan perhatian sepenuhnya kepada penelpon ketika sedang menerima telepon dan hentikan sejenak kegiatan kita.
Hindari menerima telepon sambil makan atau minum, membaca majalah atau mengerjakan hal lainnya.
Simak informasi yang diberikan dengan seksama, dan bila penelpon ingin meninggalkan pesan catat dengan benar dan teliti.
Jika kurang jelas, minta dengan sopan penelpon untuk mengulangi informasi yang dia sampaikan.
4. Sambungan Telepon
Terkadang telepon yang kita terima ditujukan untuk seseorang yang berada dalam perusahaan tersebut, utamanya jika berperan sebagai sekretataris atau asisten pimpinan.
Sebelum menyambungkan telepon dengan pihak lain, tanyakan dengan sopan dan jelas mengenai identitas penelpon dan tujuannnya.
Dan sebelum menyambungkan telepon dengan pihak yang dimaksud, biasakan untuk meminta izin pada pihak yang terkait untuk menyambungkan telepon.
Jika pihak terkait menolak untuk menerima telepon, ungkapkan dengan sopan pada penelpon bahwa pihak terkait sedang telepon dan tanyakan apakah penelpon ingin meninggalkan pesan.
5. Menutup Telepon
Jaga kesopanan selama melakukan pembicaraan dengan penelpon dan jangan pernah menggunakan kata – kata yang bernada sombong atau meremehkan penelpon.

ETIKA MENERIMA TELEPON

ETIKA MENERIMA TELEPON :
1. Angkat gagang telepon pada dering ketiga
2. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis
3. Hindari kata “Halo” ucapkan salam, nama instansi dan tawarkan bantuan misalnya: “Selamat pagi, PT.    ABC ada yang bisa saya bantu?”
4. Catat pesan dari penelepon tanyakan apabila ada informasi yang belum dimengerti
5.Ucapkan terima kasih diakhir pembicaraan
6. Biarkan penelepon yang menutup gagang telepon terlebih dahulu
7. Tutup gagang telepon dengan benar

ETIKA MENERIMA DAN MENELPON

Foto dari Google

Sebenarnya pekerjaan menelpon atau menerima telpon itu adalah pekerjaan yang terlihat sangat mudah dan sepertinya sangat memperlihtkan keakraban apa lagi yang ditelpon atau yang menelpon adalah orang yang sudah dikenal, maka dalam hal ini kadang etika menerima telpon dan menelpon itu sering diabaikan. Meskipun demikian ada kalanya kita memperhatikan etika menelpon atau menerima telpon jika kita diposisikan pada keadaan yang menuntut profesionalisme dalam melakukannya. 

Menurut pendapat saya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan panggilan atau menerima panggilan telpon, beberapa hal ini yang saya tuliskan adalah berdasarkan pengalaman saya dan dan beberpa yang sering saya dengar dari beberapa orang yang sering menerima dan melakukan panggilan telepon. Secara umum perhatikan saat menelpon, bila kita menghormati pihak lain, berlaku santun dan hangat maka akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak lain. Kalau hendak menelpon, pilihlah waktu yang tepat. Bila bukan dalam keadaan darurat, biasanya dilakukan setelah jam 8 pagi (pada hari libur setelah jam 9 pagi), malam hari hendaknya sebelum jam 9 malam, agar tidak mengganggu orang lain beristirahat.

Bila ada kebiasaan tidur siang, hendaknya tidak dilakukan pada tengah hari. Waktu berbicara sebaiknya antara 3~5 menit, sebisa mungkin tingkatkan efisiensi pembicaraan untuk mengurangi waktu yang tersita. Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.
2. Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.
3. Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
4. Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.
5. Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yanganda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana.
6. Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
7. Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karna ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
8. Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus menutup telpon karna anda yang menelpon.

Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum meneriman panggilan telpon jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karna mungkin ada juga orang yang tidak tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal sampai 3-4 kali.
2. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana, mungkin kamu bisa menyakan siapa yang menelpon dan dari mana.
3. Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.
4. Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu, mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karna sebelumnya kelupaan.
5. Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penlepon sebelum menutup percakapan.

Mungkin hanya itu tips yang bisa saya berikan, semoga bermanfaat dan saya ucapkan terimakasih.

 Yang haruus dihindari saat menerima relepon  seperti berikut :
1.Hindari kata hallo
2.Jangan memberikan penelpon menunggu
3.Bijak menghadapi penelpon yang ngotot
4.Meninggalkan pesan pada voice mail

KETIK

PROFESI SEKRETARIS YANG PROFESIONAL DAN BERORIENTASI GLOBAL

Profesi sekretaris sudah dikenal dalam dunia usaha di setiap perkantoran. Sekretaris sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan skeduling,  surat menyurat urusan administrasi kantor sampai urusan pribadi pimpinan.

Sekretaris haruslah professional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manager kantor karena mereka memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global dari pada fokus pada   tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula, memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya. Pentingnya peran sekretaris disetiap perusahaan membuat seorang sekretaris harus terus meningkatkan kemampuannya untuk tetap bisa berperan terus menjadi tangan kanan pimpinan, Public Realition dan segala aspek yang berkenaan dengan tugasnya dalam membantu pimpinannya menjalankan roda perusahaan agar perusahaan tetap bisa berjalan dengan baik di dunia bisnis yang semakin sengit persaingannya.

Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer memerlukan dukungan yang besar dari para bawahan mereka untuk mengontrol sistem yang baru. Para pimpinan perusahaan dituntutuntuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang  terhadap berbagai kemudahan  yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini harus menyesuaikan ddiri dan memperluas wawasan.

Fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih konsentrasi pada tugas manajerial mereka yang penuh tantangan dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretaris mereka. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi informasi.

Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.